Privacyverklaring

Laatste update privacyverklaring: 02.11.2021

Bij Palital hechten we belang aan de privacy en de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van eenieder van wie we persoonsgegevens verzamelen. Deze privacyverklaring heeft de bedoeling u als klant, prospect, leverancier en bezoeker van deze website te informeren over hoe we zorg dragen voor uw persoonsgegevens en wat we met uw gegevens doen.

1 Wie is de verantwoordelijke voor de verwerking?

Palital BV, met KvK-nummer 70135398, gevestigd te De Twee Geerden 13, 5334 LH Velddriel (Nederland) voor de verwerkingen die zij uitvoert met de gegevens van haar klanten, prospecten, leveranciers, websitebezoekers,... Hierna verder de ‘verwerkingsverantwoordelijke’ of ‘Palital’ genoemd.

Binnen de groep van ondernemingen waartoe de verwerkingverantwoordelijke behoort, werd een functionaris voor de gegevensbescherming aangeduid, die toezicht houdt op de bescherming van uw persoonsgegevens. U kunt deze persoon contacteren via privacy@arvesta.eu.

2 Welke gegevens verzamelen we van u als klant?

Welke gegevens?

Vooreerst kunnen wij de volgende gegevens verzamelen: (bedrijfs)naam, adres, e-mailadres, leveradressen, KvK-nummer, BTW-nummer, GSM- en/of telefoonnummer, faxnummer, taal, branche/type onderneming, bankrekeningnummer, aankoopgegevens (aangekochte producten, prijs, hoeveelheden, moment aankoop), bedrijfsgegevens (grootte bedrijf, product interesses,..). Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie, telefoonnummer en emailadres verzamelen.

Deze gegevens hebben we verkregen:

• Van uzelf, via verkoopgesprekken, (bestel)formulieren, contracten, facturen, via onze website of commerciële acties;

• Via uw website, folders,...

• Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Nederlandse Handelsregister van de Kamer van Koophandel, Graydon, de Centrale Bank,...)

• Via de vennootschappen van de groep Arvesta, waartoe ook wij behoren
  voor prospectie. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu. Indien u reeds klant bent bij een of meer van vennootschappen van
  Arvesta en zij menen dat onze producten of diensten u mogelijk interesseren
  omdat deze verband houden met de producten/diensten die u reeds afneemt bij
  hen, kunnen zij uw gegevens aan ons doorgeven zodat wij u daaromtrent bv.
  telefonisch kunnen contacteren.

In het kader van onze elektronische nieuwsbrieven verzamelen we ook de volgende info om algemene trends te identificeren (welke inhoud doet het wel/niet goed): datum ontvangst
nieuwsbrief, datum opening nieuwsbrief, informatie over de aflevering van de nieuwsbrief, links waarop u hebt geklikt, gebruikte e-mailclient, gebruikte render engine, besturingssysteem van het apparaat, de eventuele doorzending van de nieuwsbrief aan anderen (waarbij we niet weten aan wie).

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

We gebruiken uw gegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie optimaal te laten verlopen en de opgenomen verbintenissen correct uit te voeren. Concreet houdt dit in dat we deze gebruiken voor onder meer het opmaken en versturen van facturen, het verwerken
van bestellingen, uitvoeren van leveringen en daarover communiceren en het voeren van een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen). Dit doen we ter uitvoering van onze overeenkomst met u. Op basis van ons gerechtvaardigd belang voeren we ook een debiteurenbeheer (openstaande facturen opvolgen, aanmaningen versturen) en houden van een gecentraliseerde klanten- en prospectenadministratie.

Voorts verwerken we uw gegevens ook om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen (bv. Verplichtingen die voortvloeien uit boekhoudwetgeving, voedselveiligheid,...).

We kunnen uw gegevens ook verwerken om u per post te informeren over o.a. onze producten, diensten, ons bedrijf, adviezen, evenementen,... Mits uw voorafgaandelijke toestemming, kunnen we u ook per e-mail op de hoogte houden daarvan. We kunnen de
nieuwsbrieven afstemmen op uw type bedrijf, de activiteiten van uw bedrijf zodat de nieuwsbrieven relevant zijn voor u. We gebruiken de informatie omtrent uw klikgedrag in onze nieuwsbrieven om de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven te analyseren, dit op basis van ons gerechtvaardigd belang. U kan zich op elk moment verzetten tegen het ontvangen van deze post- en e-mailcommunicaties, hoe u dat doet leest u onder titel 7.

Op basis van ons gerechtvaardigd belang gebruiken wij gegevens van prospecten voor prospectie-doeleinden, bijvoorbeeld om u telefonisch te contacteren over onze producten en/of diensten waarvan wij denken dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn, bijvoorbeeld omdat ze complementair zijn aan producten die u reeds eerder bij ons of een van de ondernemingen behorende tot de groep Arvesta kocht.

We verwerken uw gegevens ook om te analyseren welke producten u heeft aangekocht en de producten/diensten waarin u mogelijk geïnteresseerd bent om ons assortiment aan te passen en onze communicaties op u af te stemmen. Daarnaast voeren we ook (statistische) analyses om onze werking, diensten en producten te verbeteren. Dit doen we op basis van ons gerechtvaardigd belang.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

We houden de gegevens niet langer bij dan nodig voor het realiseren van de hierboven vermelde doeleinden. Van zodra uw gegevens niet meer nodig zijn, worden deze verwijderd.

3 Welke gegevens verzamelen we van u als leverancier?

Welke gegevens?

We kunnen de volgende gegevens verzamelen: (bedrijfs)aam, adres, e-mailadres, KvK-nummer, BTW-nummer, GSM-nummer/telefoonnummer, faxnummer, taal, website, bedrijfstype, bankrekeningnummer. Van de contactpersonen bij ondernemingen kunnen we de naam, e-mailadres, functie, telefoonnummer en emailadres verzamelen.

Deze gegevens hebben we verkregen:

• Van uzelf, via verkoopgesprekken, offertes, contracten, facturen,…

• Van uw website, folders,...

• Via publiek beschikbare gegevens (zoals gegevens uit het Nederlandse Handelsregister van de Kamer van Koophandel, Graydon, de Centrale Bank,…)

• Via andere vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel
  uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op www.arvesta.eu.

Voor welke doelen verwerken we deze gegevens?

Wij gebruiken uw persoonsgegevens in de eerste plaats om onze handelsrelatie goed te laten verlopen en om onze verbintenissen correct uit te voeren. Dit houdt in dat wij uw gegevens
gebruiken om een ​​leveranciersadministratie bij te houden, facturen te ontvangen, te verwerken, te inspecteren en te betalen, offertes op te vragen en te raadplegen, bestellingen te plaatsen, producten te ontvangen en te retourneren en hierover te communiceren en de samenwerking en kwaliteit van de geleverde producten en diensten te beoordelen. Wij verwerken gegevens voor deze doeleinden omdat dit noodzakelijk is om onze verplichtingen uit hoofde van het contract dat wij met u hebben na te komen.

Ten tweede kunnen we uw gegevens ook verwerken om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen die onder andere kunnen voortvloeien uit de boekhoudwetgeving en wetgeving inzake voedselveiligheid.

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

Van zodra uw gegevens niet meer noodzakelijk zijn voor de uitvoering van bovenstaande doeleinden of wettelijk gezien niet langer bewaard moeten worden, worden deze verwijderd.

4 Welke gegevens verzamelen we via onze website?

In dit onderdeel leggen we uit welke persoonsgegevens we van u kunnen verwerken via de website, waarvoor we dat doen en op basis van welke rechtsgrond. Daarnaast geven we ook aan hoe lang we uw gegevens bewaren.

Contactformulier

Via onze website kan u met ons contact opnemen middels het online contactformulier. Als u dit doet, verzamelen we in dat kader uw voornaam, naam, e-mailadres en de door u gestelde vraag of enige andere opmerking. We hebben een gerechtvaardigd belang om de gegevens die u doorgeeft te verzamelen, dit om uw bericht te kunnen beantwoorden. We houden deze gegevens niet langer bij dan noodzakelijk om uw vragen te beantwoorden of de door u gevraagde informatie te kunnen bezorgen.

Nieuwsbrieven

Via de website kan u zich inschrijven om e-mails te ontvangen met informatie over onze producten, onze evenementen, tips, advies,.... Om u in te schrijven voor de nieuwsbrief
verzamelen we uw e-mailadres en de taal waarin u de nieuwsbrieven wil ontvangen. Wij versturen de nieuwsbrieven op basis van uw toestemming. Indien u bij ons reeds bekend bent omdat u bv. een klant bent, kunnen we de nieuwsbrieven afstemmen op uw type bedrijf en de activiteiten van uw bedrijf om de nieuwsbrieven voor u op die manier relevanter te maken.

In het kader van de nieuwsbrieven die we aan u verzenden verzamelen we de volgende informatie: datum ontvangst nieuwsbrief, datum opening nieuwsbrief, informatie over de aflevering van de nieuwsbrief (geslaagd of niet geslaagd). We gebruiken de informatie omtrent uw klikgedrag in onze nieuwsbrieven om de algemene doeltreffendheid en het bereik van onze nieuwsbrieven te analyseren, dit op basis van ons gerechtvaardigd
belang.

U kan op elk moment aangeven dat u deze nieuwsbrieven niet meer wilt ontvangen. Hoe u dat kunt doen kan u lezen onder titel 7.

Evenementen

We organiseren regelmatig evenementen waarvoor u zich via de website kan inschrijven. Voor deze inschrijving verzamelen wij standaard uw voornaam, naam en uw e-mailadres. Deze
gegevens werken wij om uw inschrijving voor het evenement te verwerken, uw inschrijving te bevestigen, u te informeren over het evenement en, desgevallend, eventuele vragen van u te beantwoorden. Uw gegevens worden gewist van zodra deze niet meer nodig zijn voor bovengenoemde doeleinden.

5 Geven we uw gegevens door aan derden?

We verkopen in geen geval uw gegevens door aan derden. Voor de uitvoering van onze
dienstverlening en in het kader van de hoger gemelde verwerkingsdoeleinden kunnen wij uw gegevens wel delen met:

• Dienstverleners die ten behoeve van ons en in onze opdracht uw persoonsgegevens verwerken(zoals bv. datacenters, IT Service Providers, drukkerijen, mailingbureaus, websitebouwer,...). Wij hebben met deze partijen overeenkomsten gesloten waardoor de bescherming van uw gegevens wordt gewaarborgd;

• De vennootschappen van de groep Arvesta, waarvan wij ook deel uitmaken. Welke vennootschappen dat zijn kan u lezen op https://arvesta.eu. Dit voor de centralisatie van
  de klanten-, en -leveranciersadministratie en voor prospectie-doeleinden. Wat dat laatste betreft kunnen deze vennootschappen uw gegevens gebruiken voor prospectie en om u te contacteren over hun producten en/of diensten waarvan zij en/of wij menen dat u daarin geïnteresseerd zou kunnen zijn omdat deze bv. complementair zijn aan producten/diensten die u reeds afneemt bij ons. Zij kunnen u hieromtrent contacteren. U heeft te allen tijde het recht om zich te verzetten tegen deze doorgifte van uw gegevens en het gebruik daarvan door een of meer van onze groepsvennootschappen. Hoe u dat doet leest u onder titel 7;

• Overheid en overheidsinstellingen: om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen. Enkel de gegevens die wettelijk verplicht mee te delen zijn, worden gedeeld;

Verder kunnen geschillen en andere incidenten er bovendien toe leiden dat uw persoonsgegevens in uitzonderlijke omstandigheden worden gedeeld met de politie en andere gerechtelijke instanties. Ook onder andere advocatenkantoren, incassobureaus, gerechtsdeurwaarders, verzekeringsmaatschappijen of banken zullen toegang kunnen krijgen tot een gedeelte van uw persoonsgegevens wanneer dat voor hen nodig is om ons bij te
staan bij het behandelen van een dossier, het uitvoeren van projecten, enzovoort.

Tot slot kunnen we uw gegevens in het kader van een fusie, overname, (partiële) splitsing of enige andere bedrijfstransactie ook delen met en overdragen aan de derde partij (bv. koper,
opslorpende vennootschap,...) die betrokken is bij deze bedrijfstransactie. Ook in een eventuele voorafgaande fase kunnen wij als onderdeel van een onderzoek met betrekking tot het (uitvoeren) van dergelijke transactie uw gegevens delen met de betrokken derde en/of hun adviseurs. In dergelijk geval zorgen wij er steeds voor dat wij enkel de gegevens overmaken die relevant en noodzakelijk zijn voor het onderzoek. Deze doorgiftes doen wij op basis van het gerechtvaardigd belang omdat de derde partij aan de hand van de verkregen
gegevens de bedrijfsactiviteiten en de algemene werking van de onderneming kan verderzetten. Verder laat dit laatstgenoemde ook toe om de lopende overeenkomsten met klanten, leveranciers,... verder te zetten.

6 Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

We ondernemen alle nodige stappen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen, zowel op fysiek, elektronisch als organisatorisch vlak.

Zo slaan we onder andere de door u verstrekte persoonsgegevens op in databases, informatiesystemen en servers die enkel toegankelijk zijn voor bevoegd personeel of contractanten die deze gegevens moeten kennen om ze voor ons te verwerken. Bovendien is ons personeel op de hoogte gebracht van deze privacyverklaring en van alle toepasselijke
interne richtlijnen die werden uitgevaardigd voor de bescherming van uw persoonsgegevens. Zij zijn bovendien verplicht de vertrouwelijkheid van uw gegevens te respecteren.

7 Hoe kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen?

U heeft het recht om op elk moment kosteloos inzage te vragen in uw persoonsgegevens. U heeft bovendien het recht om foutieve, ongepaste, verouderde of onvolledige persoonsgegevens te laten verwijderen of verbeteren. U heeft ook het recht om ons in bepaalde gevallen te verzoeken om tijdelijk uw persoonsgegevens voor een bepaalde
verwerking niet meer te gebruiken. Tot slot heeft u het recht om bezwaar te maken tegen een bepaalde verwerking van uw persoonsgegevens.

Als u geen nieuwsbrieven of persoonlijk aan u geadresseerde post meer wenst te ontvangen met o.a. info over onze activiteiten, producten en diensten, promoties,... dan kunt u zich daar op elk moment tegen verzetten. Wilt u geen nieuwsbrieven meer ontvangen, dan kan u
zich uitschrijven via de uitschrijflink onderaan de e-mails. U kan ons zowel voor de uitschrijving op e-mails als op persoonlijk geadresseerde post ook steeds contacteren via onderstaande contactgegevens.

U dient uw verzoek per e-mail te versturen naar privacy@arvesta.eu of per post naar het adres vermeld onder titel 1.

Dit verzoek moet het volgende bevatten: volledige naam, adres, e-mailadres en een duidelijke beschrijving van uw verzoek. Er kan u bijkomende informatie gevraagd worden om het voorwerp van uw vraag zo nodig beter te kunnen afbakenen of om uw identiteit te bevestigen in geval van redelijke twijfel hierover.

Wij hebben één maand de tijd om uw verzoek te beantwoorden. Hou er rekening mee dat deze periode begint te lopen wanneer wij uw gedateerd en ondertekend verzoek schriftelijk per post, elektronisch, of schriftelijk ter plaatse hebben ontvangen en wij alle vereiste
informatie hebben om te voldoen aan uw verzoek.

Indien u van mening bent dat we uw verzoek niet correct afgehandeld hebben, neem dan contact op via bovenstaande gegevens. Als dit niet het gewenste resultaat oplevert, heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit van het land waar u
gewoonlijk verblijft. Voor Belgische klanten is dit de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, voor Nederlandse klanten de Autoriteit Persoonsgegevens en voor Frankrijk is dit La Commision Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

8 Wijzigingen in deze verklaring

Als we wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring, wordt de gewijzigde verklaring hier gepubliceerd met bovenaan de vermelding van de herzieningsdatum. Indien wij aanzienlijke
wijzigingen aanbrengen in de privacyverklaring waardoor onze privacypraktijken in wezenlijk opzicht veranderen, kunnen we u hiervan ook op andere wijze op de hoogte stellen, bijvoorbeeld door u een e-mail te sturen of een mededeling op onze website te publiceren voordat de wijzigingen van kracht worden.